Online Secretary · Οδηγός για επιχειρήσεις
Τι είναι ο Virtual Assistant & πώς βοηθά μια μικρή επιχείρηση
Email, μηνύματα πελατών, εκκρεμείς παραγγελίες και ραντεβού. Όταν η καθημερινή διαχείριση γεμίζει το πρόγραμμά σας, ένας συνεργάτης εξ αποστάσεως μπορεί να αναλάβει συγκεκριμένες εργασίες, ώστε να έχετε περισσότερο χρόνο για την επιχείρησή σας.
Από την ομάδα της Online Secretary
Τι είναι ένας Virtual Assistant;
Ο virtual assistant είναι ένας πραγματικός επαγγελματίας που προσφέρει γραμματειακή, οργανωτική και διαχειριστική υποστήριξη εξ αποστάσεως. Στα ελληνικά, θα τον συναντήσετε ως «βοηθό εξ αποστάσεως» ή «online γραμματέα».
Δεν χρειάζεται να βρίσκεται στον χώρο σας. Συνεργάζεται μέσα από τα ψηφιακά εργαλεία που ήδη χρησιμοποιείτε, όπως το email, το e-shop, τα social media και το ημερολόγιό σας. Συμφωνείτε ποιες εργασίες αναλαμβάνει, πόσο χρόνο διαθέτει και πότε ζητά τη δική σας έγκριση.
Είναι άνθρωπος ή εφαρμογή τεχνητής νοημοσύνης;
Ο όρος χρησιμοποιείται και για ψηφιακές εφαρμογές. Εδώ μιλάμε για ανθρώπινο συνεργάτη: κάποιον που κατανοεί το ύφος της επιχείρησης, χειρίζεται εξαιρέσεις και αναλαμβάνει ευθύνη για τις συμφωνημένες εργασίες. Εργαλεία AI μπορούν να βοηθούν στην οργάνωση, αλλά δεν αντικαθιστούν την ανθρώπινη κρίση.
Η γραμματειακή υποστήριξη εξ αποστάσεως δεν ταυτίζεται με την τηλεγραμματεία. Η Online Secretary επικεντρώνεται στη γραπτή επικοινωνία και την οργάνωση. Τηλεφωνική γραμμή εξυπηρέτησης δεν περιλαμβάνεται, εκτός αν συμφωνηθεί ξεχωριστά.
Ποιες εργασίες αναλαμβάνει ένας Virtual Assistant;
Το αντικείμενο εξαρτάται από τον συνεργάτη και τις ανάγκες σας. Στην Online Secretary το εύρος περιλαμβάνει επικοινωνία, e-shop, οργάνωση γραφείου και ψηφιακή προβολή. Τα παρακάτω είναι ενδεικτικά παραδείγματα, όχι υποχρεωτικό πρόγραμμα συνεργασίας.
Για e-shop και εμπορικές επιχειρήσεις
Ένας πελάτης ρωτά στο Instagram αν υπάρχει το προϊόν του σε άλλο μέγεθος. Την ίδια στιγμή, μια αποστολή έχει καθυστερήσει και χρειάζεται ενημέρωση από το courier. Ο virtual assistant ελέγχει τα στοιχεία, απαντά γραπτώς και καταγράφει ό,τι χρειάζεται δική σας απόφαση.
- Παρακολούθηση παραγγελιών, αποστολών, επιστροφών και αλλαγών.
- Ενημέρωση τιμών, αποθέματος και καταχώριση προϊόντων με το υλικό που παρέχετε.
- Απαντήσεις σε email, μηνύματα, παράπονα και κριτικές πελατών.
- Συντονισμός με προμηθευτές και courier για εκκρεμότητες.
Για γραφεία, ιατρεία και επαγγελματίες
Ένα ραντεβού αλλάζει μέσω email, ενώ στα εισερχόμενα περιμένουν έγγραφα και αιτήματα πελατών. Ο βοηθός ενημερώνει το κοινόχρηστο ημερολόγιο, οργανώνει τους φακέλους και σας συγκεντρώνει τα θέματα που απαιτούν έγκριση.
- Προγραμματισμός και επιβεβαίωση ραντεβού μέσω email και μηνυμάτων.
- Ταξινόμηση εισερχομένων, εγγράφων και αρχείων πελατών.
- Γραπτές υπενθυμίσεις και παρακολούθηση εκκρεμών αιτημάτων.
- Βασική ψηφιακή οργάνωση με ημερολόγιο και φύλλα παρακολούθησης.
Για την ψηφιακή παρουσία της επιχείρησης
Η επιχείρησή σας χρειάζεται μια νέα ανάρτηση, αλλαγή τιμών στην ιστοσελίδα και ενημέρωση της καμπάνιας της. Συμφωνούμε το περιεχόμενο, τις προτεραιότητες και τον διαφημιστικό προϋπολογισμό, ώστε οι εργασίες να προχωρούν συντονισμένα.
- Σύνταξη περιεχομένου και σχεδιασμός γραφικών για social media, χωρίς φωτογράφηση.
- Δημιουργία και ενημέρωση καμπανιών σε Meta και Google.
- Τεχνική φροντίδα ιστοσελίδας, αλλαγές περιεχομένου και μικρές διορθώσεις.
- Μηνιαία αναφορά εργασιών και προτάσεις για καλύτερη οργάνωση.
Η δημιουργία νέου website είναι ξεχωριστή υπηρεσία με δική της προσφορά, ανεξάρτητη από τα μηνιαία πακέτα ωρών. Διατίθεται επίσης στήσιμο και επίβλεψη chatbot, με κόστος ανάλογα με τις ανάγκες.
Πότε χρειάζεται μια μικρή επιχείρηση βοήθεια;
Δεν χρειάζεται να περιμένετε να συσσωρευτούν οι εκκρεμότητες. Η συνεργασία μπορεί να είναι χρήσιμη όταν:
- Απαντάτε σε μηνύματα αργά το βράδυ ή αφήνετε αιτήματα πελατών χωρίς απάντηση.
- Επαναλαμβανόμενες εργασίες σάς αποσπούν από πωλήσεις, εξυπηρέτηση ή σχεδιασμό.
- Χρειάζεστε λίγες σταθερές ώρες υποστήριξης, όχι καθημερινή παρουσία στον χώρο σας.
- Υπάρχει εποχική αύξηση παραγγελιών ή χρειάζεστε κάλυψη κατά την απουσία σας.
Ένα καλό πρώτο βήμα είναι να σημειώσετε για μία εβδομάδα τις επαναλαμβανόμενες εργασίες σας. Διαχωρίστε όσες μπορούν να γίνουν με σαφείς οδηγίες από εκείνες που απαιτούν προσωπική απόφαση. Αυτή η λίστα βοηθά να συμφωνήσετε ένα ρεαλιστικό πλαίσιο συνεργασίας.
Πόσο κοστίζει ένας Virtual Assistant;
Το κόστος εξαρτάται από τις εργασίες, τον χρόνο και την κάλυψη που χρειάζεστε. Στην Online Secretary μπορείτε να επιλέξετε μηνιαίο πακέτο ή λύση χωρίς μηνιαία δέσμευση.
Το πακέτο Βασικό περιλαμβάνει 20 ώρες εργασίας με 260€ + ΦΠΑ. Για μικρή ή περιστασιακή ανάγκη, η ευέλικτη χρέωση είναι 16€ + ΦΠΑ ανά ώρα, με χρέωση ανά 15 λεπτά και ελάχιστο 2 ώρες τον μήνα.
Μπορείτε επίσης να ξεκινήσετε με δοκιμαστική εβδομάδα: 5 ώρες εργασίας με 60€ + ΦΠΑ, χωρίς δέσμευση.
Οι τιμές δεν περιλαμβάνουν ΦΠΑ 24%.
Πώς ξεκινά η συνεργασία;
- Καταγράφουμε τις ανάγκες. Συζητάμε τις εκκρεμότητες, τα εργαλεία και τον χρόνο που θέλετε να διαθέσετε.
- Συμφωνούμε προτεραιότητες και όρια. Ορίζουμε τις εργασίες, το ύφος επικοινωνίας και τις περιπτώσεις που χρειάζονται έγκριση.
- Δίνετε την απαραίτητη πρόσβαση. Όπου υποστηρίζεται, δημιουργείτε ξεχωριστό λογαριασμό με συγκεκριμένα δικαιώματα, όχι κοινή χρήση προσωπικών κωδικών.
- Ξεκινάμε και ελέγχουμε την πορεία. Καταγράφουμε τον χρόνο και τις εργασίες, με τακτική ενημέρωση και προσαρμογή των προτεραιοτήτων.
Συχνές ερωτήσεις για τον Virtual Assistant
Μπορεί να συνεργαστεί με επιχείρηση οπουδήποτε στην Ελλάδα;
Ναι. Η συνεργασία γίνεται εξ αποστάσεως, εφόσον οι συμφωνημένες εργασίες μπορούν να γίνουν ψηφιακά. Δεν απαιτείται κοινός χώρος εργασίας.
Πώς ελέγχω τις ώρες και τις εργασίες;
Στο portal πελάτη της Online Secretary βλέπετε τις καταγεγραμμένες εργασίες και τον χρόνο που αφιερώθηκε. Έτσι γνωρίζετε πού αξιοποιείται το πακέτο σας.
Τι γίνεται με τις αχρησιμοποίητες ώρες;
Στα μηνιαία πακέτα προβλέπεται μεταφορά έως 20% των αχρησιμοποίητων ωρών στον επόμενο μήνα. Οι αναλυτικοί όροι εμφανίζονται στη σελίδα Πακέτα.
Ποιες εργασίες δεν περιλαμβάνονται;
Δεν αναλαμβάνουμε φωτογράφηση, λογιστικά, τιμολόγηση ή πληρωμές προμηθευτών. Αποφάσεις για επιστροφές χρημάτων ή εκπτώσεις χρειάζονται τη δική σας έγκριση. Η τηλεφωνική γραμμή δεν είναι μέρος της βασικής προσφοράς.
Πώς προστατεύω τα δεδομένα της επιχείρησης;
Δίνετε μόνο την πρόσβαση που απαιτείται για την εργασία και μπορείτε να την ανακαλέσετε. Συμφωνούμε τον τρόπο διαχείρισης των πληροφοριών από την αρχή. Για ευαίσθητα δεδομένα, όπως στοιχεία υγείας, χρειάζεται ιδιαίτερη προσοχή και σαφές πλαίσιο πριν από οποιαδήποτε πρόσβαση.
Περισσότερος χρόνος για τη δική σας επιχείρηση
Δεν χρειάζεται να αναθέσετε τα πάντα από την πρώτη ημέρα. Ξεκινήστε από τις εργασίες που σας δυσκολεύουν περισσότερο και διαμορφώστε μια συνεργασία που ταιριάζει στον τρόπο που δουλεύετε.